Zo accepteer je bitcoin als zzp’er of kleine ondernemer

Steeds meer klanten vragen of ze met bitcoin kunnen betalen. Voor een zzp’er of kleine ondernemer klinkt dat aantrekkelijk: je spreekt een nieuwe doelgroep aan, internationale betalingen gaan snel en je bent minder afhankelijk van traditionele betaalpartijen. Tegelijk roept het vragen op. Hoe zet je een factuur op als de koers elk uur verandert? En wat betekent het voor je administratie?

In deze gids lees je stap voor stap hoe je bitcoin kunt accepteren zonder dat je boekhouding een puzzel wordt of een koersdaling je marge opeet.

Eerst de afweging maken

Bitcoin accepteren is geen verplichting en ook niet voor elk bedrijf zinvol. Werk je vooral voor lokale particulieren die met iDEAL of pinnen betalen, dan zal de vraag beperkt zijn. Heb je klanten in het buitenland, werk je in de techsector of verkoop je digitale diensten, dan kan het wel degelijk iets toevoegen.

Bedenk ook wat je met de ontvangen bitcoin wilt doen. Wil je het direct omzetten naar euro, of wil je een deel aanhouden? Die keuze bepaalt hoe je de rest inricht, van de software die je gebruikt tot de manier waarop je risico afdekt.

Eigen wallet of betaalprovider

Je hebt grofweg twee routes. De eerste is een eigen wallet: je geeft de klant een bitcoinadres of QR-code en het geld komt rechtstreeks bij jou binnen. Dat geeft je volledige controle, maar je bent zelf verantwoordelijk voor de beveiliging van je sleutels en voor het omzetten naar euro. Open-source software zoals BTCPay Server maakt dit wat professioneler, met automatisch gegenereerde betaalverzoeken per factuur.

De tweede route is een betaalprovider die crypto voor je verwerkt. De klant betaalt in bitcoin, en de provider kan het bedrag desgewenst direct omzetten en in euro op je bankrekening storten. Dat is eenvoudiger en haalt het koersrisico grotendeels weg, maar je betaalt er meestal een vergoeding voor en je bent afhankelijk van een derde partij. Vergelijk dus voorwaarden en kosten voordat je kiest. Overweeg ook het Lightning-netwerk als je vaak kleine bedragen ontvangt: betalingen zijn daar snel en de transactiekosten zijn doorgaans laag.

Factureer altijd in euro

De verstandigste aanpak is om je factuur gewoon in euro op te stellen, inclusief btw zoals je gewend bent. Daarna geef je aan dat de klant ook in bitcoin mag betalen, tegen de koers op het moment van betalen. Zo blijft je prijs stabiel en is voor iedereen duidelijk wat er verschuldigd is. De btw op je factuur moet in Nederland bovendien in euro vermeld staan.

Spreek af hoe lang een bitcoinbedrag geldig is, bijvoorbeeld vijftien minuten na het aanmaken van het betaalverzoek. Betaalprovider-software doet dit vaak automatisch. Werk je met een eigen wallet, dan wil je snel kunnen nagaan hoeveel bitcoin een bedrag op dat moment waard is. Voor zo’n snelle omrekening van euro naar bitcoin en terug kun je terecht op Bitcoincalculator, waar je ook andere crypto en valuta kunt omrekenen.

Noteer bij elke betaling de koers, het tijdstip en de transactie-ID. Dat lijkt omslachtig, maar het bespaart je later veel zoekwerk.

Koersschommelingen opvangen

Bitcoin kan binnen een dag flink stijgen of dalen. Als ondernemer wil je niet dat je uurtarief afhangt van het nieuws van die ochtend. Met een paar eenvoudige maatregelen houd je dat risico beheersbaar.

• Zet ontvangen bitcoin direct (deels) om naar euro.
• Houd alleen bitcoin aan als je het verlies ook kunt dragen.
• Reserveer btw en inkomstenbelasting altijd in euro.
• Hanteer een korte geldigheidsduur voor betaalverzoeken.
• Leg in je algemene voorwaarden vast welke koers geldt.

Administratie en belasting

Voor de Belastingdienst is een betaling in bitcoin gewoon omzet. Je boekt de waarde in euro op het moment van ontvangst, net als bij een gewone betaling. Houd je bitcoin daarna aan als bedrijfsmiddel, dan kunnen koerswinsten en -verliezen invloed hebben op je winst. Dat maakt het extra belangrijk om alles netjes vast te leggen.

Bewaar per transactie de factuur, de koers, het ontvangen bedrag en eventuele omwisselingen naar euro. Veel boekhoudpakketten kunnen hier inmiddels mee overweg, maar overleg bij twijfel met je boekhouder. Zeker in je eerste jaar met crypto voorkomt een kort gesprek veel gedoe bij de aangifte.

Klein beginnen werkt het best

Je hoeft niet meteen je hele betaalstructuur om te gooien. Begin bijvoorbeeld door bitcoin als extra optie op je factuur te vermelden en kijk hoe klanten reageren. Merk je dat er vraag is, dan kun je de inrichting stap voor stap verbeteren, van een vaste werkwijze voor omrekenen tot een koppeling met je boekhouding.

Wie factureert in euro, de koers bij elke betaling vastlegt en niet meer bitcoin aanhoudt dan verantwoord is, kan crypto prima inpassen in een klein bedrijf. Het vraagt wat discipline in de administratie, maar daar staat tegenover dat je klanten een betaalmogelijkheid biedt die nog lang niet iedere ondernemer heeft.